A.  KERANGKA KERJA ORGANISASI

Kerangka kerja organisasi meliputi :

–          Manusia;

–          Struktur organisasi;

–          Tugas/prosedur;

–          Teknologi.

Setiap perubahan yang terjadi pada komponen di atas, maka harus diperhatikan perubahan pada komponen yang lain.  Contoh : Seandainya ada perubahan teknologi komputer (termasuk aplikasi  komputer), maka manusia dalam organisasi tersebut harus berubah. Caranya antara lain dengan diklat.

 

Perubahan pada satu komponen dapat mempengaruhi atau memaksa komponen lain untuk berubah. Sebagai penyedia dan pemakai informasi,  manusia merupakan bagian integral dari sistem informasi. Pemahaman terhadap unsur manusia membantu memahami mengapa suatu sistem belum tentu cocok bagi setiap orang. Newell dan Simon (1972) membagi empat komponen pemrosesan informasi yaitu :

ü  penerimaan rangsangan;

ü  mempengaruhi tindakan;

ü  pemrosesan;

ü  memori.

Empat komponen tersebut digunakan sistem informasi (yang menggunakan komputer) yaitu : input, proses, output, dan penyimpanan.

 

B.  STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi merupakan hubungan antarkomponen atau subsistem yang didalamnya terdapat hubungan wewenang dan tanggung jawab.  Elemen  struktur organisasi meliputi :

–          Spesialisasi; sejauh mana pekerjaan/tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa tugas khusus/spesifik.

–          Departementalisasi; dasar yang digunakan mengelompokkan tugas, dpt berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan

–          Rantai Komando/Hubungan Lini dan Staf; garis wewenang dari puncak organisasi ke staf paling bawah & menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.

–          Rentang Kendali; jumlah bawahan yang dapat diawasi/diarahkan oleh seorang atasan/penyelia/manajer secara efisien & efektif.

Wewenang dan Tanggung Jawab; wewenang merupakan hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu (yang dapat dilakukan secara sentralisasi atau desentralisasi). Tanggung jawab merupakan keadaan wajib untuk menanggung sesuatu.

Struktur Organisasi dapat berbentuk Sederhana, Birokrasi, atau Matriks.

ü  Struktur Sederhana: kadar departementalisasi rendah, rentang kendali luas, wewenang yang terpusat pada seseorang.

ü  Struktur Birokrasi : aturan dan ketentuan sangat formal, tugas-tugas dikelompokkan ke berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali sempit, pengambilan keputusan mengikuti rantai komando.

ü  Struktur Matriks : mempunyai garis wewenang ganda, menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk (dapat ditemukan di maskapai penerbangan, rumah sakit, universitas).

ü  Pada organisasi modern sekarang ini mulai banyak menerapkan bentuk organisasi virtual (men-subkontrakkan fungsi utama ke pihak lain) dan nirbatas (menghapuskan rantai komando, memiliki rentang kendali tak terbatas, dan mengganti departemen dengan tim yang diberdayakan).

 

C.  INTERAKSI MANUSIA DALAM ORGANISASI

Motivasi merupakan alasan atau dorongan seseorang untuk menjalankan suatu kegiatan. Alasan/dorongan tersebut tercermin dalam kebutuhan manusia. Abraham Maslow  menyebut lima kebutuhan dasar, dimana kebutuhan yang lebih tinggi menjadi semakin mendesak hanya bila kebutuhan yang lebih rendah telah cukup terpuaskan.

 

 

Kelompok/unit kecil dalam suatu organisasi merupakan faktor penting yang mempengaruhi hubungan antara individu dengan organisasi. Dilain pihak, kepemimpinan juga mempengaruhi interaksi manusia dalam organisasi karena dalam kepemimpinan  mempunyai unsur untuk memerintah/membujuk/memotivasi individu dalam mencapai suatu tujuan.

 

D.  TIPE KEGIATAN MANAJEMEN

Ricky W. Griffin : manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien.

Informasi sangat diperlukan manajemen dalam pengambilan keputusan. Tiap kegiatan dan keputusan manajemen memerlukan informasi yang berbeda. Untuk dapat menyediakan informasi yang relevan, pengembang sistem informasi perlu mengetahui tipe kegiatan manajemen.

  1. Perencanaan Strategis:  merupakan kegiatan manajemen tingkat atas  yang meliputi :
    1. proses evaluasi lingkungan luar organisasi :  dapat bereaksi pada perubahan lingkungan luar sehingga   sedapat mungkin mengubah tekanan menjadi kesempatan.
    2. penetapan tujuan orgnsasi :  hal yg akan dicapai sesuai visi/misi.
    3. penentuan strategi  : tindakan yg dilakukan utk mencapai tujuan.
  2. Perencanaan Taktis/Pengendalian Manajemen : merupakan kegiatan manajemen tingkat menengah (tactical level) untuk menjalankan strategi yg sudah ditetapkan secara efektif dan efisien.
  3. Pengendalian Operasional : merupakan penerapan program yang telah ditetapkan di pengendalian manajemen yang difokuskan pada tugas-tugas tingkat bawah.

 

E.  TIPE KEPUTUSAN MANAJEMEN

Selain mengetahui tipe kegiatan manajemen, pengembang sistem informasi perlu mengetahui tipe keputusan manajemen. Pengambilan keputusan merupakan tindakan manajemen dlm pemilihan alternatif utk mencapai sasaran. Tipe Keputusan meliputi :

  1. Keputusan terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yg (terutama) diambil manajemen tingkat bawah dimana keputusan tersebut  berulang & rutin, shg dpt diprogram.
  2. Keputusan setengah terprogram/setengah terstruktur : keputus an yg sebagian dpt diprogram, sebagian berulang, rutin & sebagian tdk terstruktur. Keputusan ini sering bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan serta analisis yg terperinci.
  3. Keputusan tidak terprogram/tidak terstruktur : keputusan yang  (terutama) dilakukan manajemen tingkat atas (biasanya didasarkan pada pengalaman) dimana keputusan tsb tidak terjadi berulang-ulang & tidak selalu terjadi. Informasi yg dibutuhkan tidak mudah untuk didapatkan, tidak mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar.

 

F.  TIPE INFORMASI BAGI MANAJEMEN

Sistem informasi menyediakan 3 macam tipe informasi :

–          Informasi Pengumpulan Data (scorekeeping information); Informasi berupa pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan. Berguna bagi manajer bawah untuk mengevaluasi kinerja personil.

–          Informasi Pengarahan Perhatian (attention directing information) ; Informasi yg membantu manajemen menengah untuk memusatkan perhatian/melihat penyimpangan yg terjadi.

–          Informasi Pemecahan Masalah (problem solving information); Informasi yg membantu para manajer atas utk mengambil keputusan memecahkan permasalahan yang dihadapinya. Biasanya dihubungkan dgn keputusan yg tidak berulang-ulang serta situasi yg membutuhkan analisis.

 

G.  KARAKTERISTIK INFORMASI DARI SISI MANAJEMEN

Setiap  tingkatan manajemen mempunyai kegiatan yg berbeda, sehingga dibutuhkan informasi yg berbeda pula, karakteristik informasi ini al :

ü  Kepadatan Informasi : Untuk manajemen tingkat bawah, karakteristik informasinya terperinci & kurang padat, krn terutama digunakan untuk pengendalian operasi. Untuk manajemen yg lebih tinggi tingkatannya, mempunyai karakteristik informasi yg semakin tersaring & lebih ringkas.

ü  Luas Informasi : Untuk manjemen tingkat bawah, infromasinya terfokus pada suatu masalah tertentu, krn digunakan utk tugas yg khusus. Untuk manajer yg lebih tinggi, karakteristik informasinya semakin luas, karena berhubungan dengan masalah yg lebih luas.

ü  Frekuensi Informasi : Untuk manajemen tingkat bawah, frekuensi informasi yg diterimanya rutin, krn digunakan untuk tugas yg terstruktur dgn pola yg berulang. Untuk manajemen yg lebih tinggi, frekuensi informasinya tidak rutin/adhoc/mendadak, krn digunakan dlm pengambilan keputusan tdk terstruktur yg pola dan waktunya tdk jelas.

ü  Waktu Informasi : Untuk manajemen tingkat bawah, yg dibutuhkan informasi historis, krn digunakan utk pengendalian operasi yg memeriksa tugas rutin yg sudah terjadi. Untuk manajemen yg lebih tinggi, waktu informasi lebih ke masa depan berupa informasi prediksi krn digunakan untuk pengambilan keputusan strategis yg menyangkut masa depan.

ü  Akses Informasi : Untuk manajemen tingkat bawah, membutuhkan informasi yg periodenya berulang, sehingga dapat disediakan oleh bagian sistem informasi yg memberikan dalam bentuk laporan periodik & tdk perlu secara off line. Untuk manajemen yg lebih tinggi, periode informasi yg dibutuhkan tdk jelas, sehingga perlu disediakan akses on line untuk mengambil informasi kapan pun dibutuhkan.

ü  Sumber Informasi : Untuk manajemen tingkat bawah, lebih membutuhkan informasi dgn data yg bersumber dari internal perusahaan sendiri. Untuk manajemen yg lebih tinggi, membutuhkan informasi dgn data yg bersumber pd eksternal krn lebih berorientasi pada masalah perencanaan strategis yg berhubungan dengan lingkungan luar.

 

H.  PERAN MANAJER SISTEM INFORMASI

  1. Menyelaraskan strategi bisnis dengan strategi TI;
  2. 2. Menciptakan hubungan yang efektif dgn   manajemen lini.
  3. Merencanakan & mengimplementasikan  sistem baru.
  4. Membangun & mengelola infrastruktur.
  5. Meningkatkan keahlian unit SI/TI .
  6. Mengelola kerjasama dengan pemasok.
  7. Membangun kinerja.
  8. Mendesain ulang dan mengelola unit SI/TI.

 

I.  PEMBUATAN KEPUTUSAN

Simon memperkenalkan empat aktivitas dalam proses pengambilan keputusan :

–          Intelligence : Pengumpulan informasi untuk mengidentifikasikan permasalahan.

–          Design : Tahap perancangan solusi dalam bentuk alternatif pemecahan masalah.

–          Choice : Tahap memilih dari solusi dari alternatif2 yg disediakan.

–          Implementation : Tahap melaksanakan keputusan dan melaporkan hasilnya.

Langkah di atas diikuti dengan follow-up yang memonitor solusi untuk menjamin bahwa keputusan tersebut dapat bekerja seperti yang diharapkan dan memodifikasi atau memperbaiki solusi.

 

J.   SISTEM INFORMASI PENDUKUNG KEPUTUSAN

Secara lebih spesifik, terdapat 4 jenis sistem untuk mendukung keputusan yang berbeda jenis dan tingkatannya, yaitu:  SIM,  DSS, ESS/ EIS, dan GDSS :

  1. Sistem Informasi Manajemen/SIM (Management Information System/MIS);  Memberikan laporan rutin dan rangkuman dari data transaksi (transaction processing system – TPS) kepada manajer menengah dan manajer operasional untuk memberikan jawaban atas masalah keputusan yang terstruktur dan semistruktur.
  2. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System – DSS); Menunjang pembuatan keputusan yang tidak rutin atau semistruktur untuk manajemen tingkat menengah. Fokus pada masalah yang unik dan cepat berubah, dimana prosedur untuk mendapatkan solusi (mungkin) belum ditentukan sebelumnya. DSS menyediakan model analisis data berukuran besar. Komponen DSS al : database untuk analisis dan query; software dengan banyak model, dan user interface.

  1. Sistem Pendukung Eksekutif (Executive Support System/ESS atau Executive Information System/EIS);  Membantu manajemen senior dalam membuat keputusan dlm menangani permasalahan strategis dan pergerakan jangka panjang, baik pada internal perusahaan maupun pada lingkungan eksternal. ESS menangani keputusan tidak rutin yang membutuhkan penilaian, evaluasi, dan pendekatan karena tidak terdapat prosedur yang disetujui untuk mencapai solusi.

 

  1. Sistem Pendukung Keputusan Kelompok (Group Decision Support System – GDSS); Sistem interaktif berbasis komputer yang digunakan untuk memfasilitasi penyelesaian masalah tidak tersetruktur oleh sekelompok pengambil keputusan yang bekerja sama sebagai satu kelompok.

 

 

K.  GAYA PENGAMBILAN KEPUTUSAN

 

 

L.  PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Menurut Elbing, proses pengambilan keputusan dalam organisasi mencakup:

  1. Identifikasi dan diagnosis masalah;
  2. Pengumpulan dan analisis data yang relevan;
  3. Pengembangan dan evaluasi alternatif-alternatif;
  4. Pemilihan alternatif terbaik;
  5. Implementasi keputusan dan evaluasi terhadap hasil.

 

M.  MODEL PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Menurut Quade :

–          Model Kuantitatif;  Model pengambilan keputusan yang menyertakan serangkaian asumsi yang tepat yang dinyatakan dalam hubungan matematika secara pasti.

–          Model Kualitatif; Model pengambilan keputusan yang didasarkan pada asumsi-asumsi yang ketepatannya agak kurang jika dibandingkan dengan model kuantitatif. Ciri-cirinya digambarkan melalui kombinasi dari deduksi-deduksi asumsi tersebut dengan pertimbangan bersifat subyektif mengenai proses atau masalah yang akan dipecahkan

Menurut  B.A. Fisher :

–          Model Preskriptif/Normatif; Model  pengambilan keputusan dgn memberikan pedoman dasar, agenda, jadwal, dan urut-urutan  tertentu.

–          Model Deskriptif; Model  pengambilan keputusan dgn menerangkan segala sesuatu apa adanya. Model ini memberikan informasi yang dibutuhkan manajer untuk membuat keputusan, tetapi tidak menawarkan penyelesaian masalah melainkan memberikan saran apa yang akan terjadi bila variabel-variabel masalah diubah.

Menurut Herbert G. Hicks dan C. Ray Gullet :

–          Model Probabilitas; Model pengambilan keputusan dgn mengaitkan kemungkinan yang akan terjadi di masa yang akan datang terhadap suatu peristiwa tertentu, dan nilai harapan atas terjadinya peristiwa tersebut.

–          Model Matriks;  Model pengambilan keputusan dgn menyajikan secara khusus kombinasi antara berbagai strategi atau beberapa alternatif yang digunakan dan nilai yang diharapkan pada masing-masing strategi/alternatif. Model ini terdiri atas dua hal pokok, yaitu garis yang menggambarkan berbagai strategi/alternatif yg dipakai sebagai dasar pengambilan keputusan, dan lajur yang menggambarkan kondisi dan nilai harapan dalam kondisi dan situasi yang berlainan pada masing-masing alternatif strategi.

Menurut Robert D. Spech :

–          Model Matematis;  Model pengambilan keputusan dgn menyederhanaan  suatu masalah ke dalam rumusan atau formula matematis.

–          Model Simulasi Komputer; Model pengambilan keputusan dengan menggunakan komputer untuk keperluan rancang bangun yang mampu menirukan apa-apa yang dilakukan organisasi.

–          Model Permainan Operasional;  Model pengambilan keputusan dgn melibatkan manusia sebagai salah satu unsur yang akan dijadikan obyek dan harus dapat mengambil keputusan dalam permainan tersebut. Prosedur permainan dpt dibantu  komputer.

–          Model Verbal; Model pengambilan keputusan dgn didasarkan atas analogi tertentu yang bersifat non-kuantitatif. Analogi yang telah dibuat kemudian dibuatkan dalilnya, & pada tahap berikutnya diterapkan untuk dibuat kesimpulan dan pengambilan keputusan.

–          Model Fisik; Model ini merupakan serangkaian keputusan dalam program pembangunan dan pengembangan yang cukup kompleks sehingga dalam proses pengerjaannya harus dapat memilah mana yang dapat dilakukan secara serentak, dan bagian mana yang memerlukan proses berurutan dan berkesinambungan.

Selain model pengambilan keputusan di atas, terdapat model pengambilan keputusan yg dikaitkan informasi yang dimiliki :

–          Model Pengambilan Keputusan dalam Keadaan Kepastian (Certainty/Deterministik); Menggambarkan bahwa setiap rangkai an keputusan hanya mempunyai satu hasil (pay off tunggal).

–          Model Pengambilan Keputusan dalam kondisi Berisiko (Risk/Stokastik); Menggambarkan bahwa setiap rangkaian keputusan mempunyai sejumlah kemungkinan hasil dan masing-masing kemungkinan hasil probabilitasnya dapat diperhitungkan.

Model Pengambilan Keputusan dengan Ketidakpastian (Uncertain ty); Menggambarkan bahwa setiap rangkaian keputusan mempu nyai sejumlah kemungkinan hasil & masing2 kemungkinan hasil probabilitasnya tdk dpt ditentukan. Model dengan kondisi seperti ini adalah situasi yg paling sulit untuk pengambilan keputusan.

About alannurfitra

nothing :)

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s